Ako je vaša organizacija imenovana ili je imenovana odgovornom za održavanje znanstvenog skupa, to nije samo časna funkcija, već i izvrstan organizacijski rad, u kojem je potrebno voditi računa o svim sitnicama.
Priručnik s uputama
1
Stvorite organizacijski odbor za konferenciju čiji se sastav određuje naredbom. Odredite predsjedatelja koji će voditi i koordinirati članove odbora. Odredite datume konferencije i trajanje povjerenstva. Razmislite redoslijedom kako će se isplaćivati naknade zaposlenima koji su njeni članovi. Pošaljite najavu o konferenciji, a u dodatku navedite zahtjeve za izvješća, svesku sažetaka izvještaja i rok za njihovo podnošenje.
2
Odlučite o izvorima financiranja, ovo može biti ciljano financiranje iz proračuna, privlačenje sponzorstva i sredstva samih sudionika konferencije.
3
Pošaljite pozivnice svim potencijalnim sudionicima konferencije i planiranog programa. Odlučite o broju sudionika i govornika koji žele podijeliti svoje znanstvene rezultate i rezultate istraživanja s kolegama. Upitajte sudionike ako trebate rezervirati hotel i rezervirati svoju rezervaciju.
4
Ugovarajte s tiskarom za objavljivanje sažetaka kao zasebne brošure i, ako je potrebno, naručite program događaja koji će se podijeliti sudionicima, značke s njihovim imenima, inicijalima i nazivom organizacije.
5
Prema broju sudionika odredite kapacitet dvorane koja vam je potrebna i unajmite posebnu sobu opremljenu za takve događaje. Razmislite koju će opremu biti potrebno dodatno opremiti, provjerite dostupnost potrebnog broja utičnica za računala, projekcijskih ekrana itd. Razmislite o radu švedskog stola u kojem sudionici sastanaka mogu popiti šalicu kave i zalogaj tijekom pauze.
6
Razmislite o programu konferencije, ako je potrebno, razdijelite ga na odjeljke. Razmislite o tome gdje će biti moguće održati sastanke takvih sekcija. U programu razmotrite govore gostiju, organizatora i sudionika konferencije. Naručite pribor za sudionike konferencije - značke, bilježnice i olovke su standard.
7
Oblikujte pakete dokumenata, promotivnih materijala i pribora koji će se predstaviti sudionicima konferencije zajedno sa značkama.
