Arhivsko poslovanje nastalo je u vezi s potrebom za gomilanjem, sistematizacijom i pohranom podataka. Prije svega, arhivi su stvoreni kako bi zadovoljili potrebe vlasti i građana u pribavljanju izgubljenih podataka pažljivo pohranjenih u arhivu. Kad je potrebno vratiti podatke o rođacima, informacije društveno-pravne ili druge prirode, potrebno je napisati zahtjev u odgovarajuću arhivu.
Priručnik s uputama
1
Arhiva ima određena pravila za obradu zahtjeva građana, pravnih osoba i vlasti, stoga je ključ uspjeha poštivanje jednostavnih pravila, prvo, zahtjev mora sadržavati podatke o pošiljatelju. Za pojedinca je to prezime, ime i prezime, za organizaciju - ime i pojedinosti za identifikaciju.
2
Drugo, u tekstu zahtjeva morate navesti povratnu adresu, jer u protivnom arhivski radnici jednostavno neće moći poslati odgovor.
3
Treće, potrebno je jasno navesti svoje pitanje. Ako ste se odlučili prikupljati podatke o svojim precima, ne morate detaljno opisivati povijest vaše obitelji. Ne treba formulirati nejasne želje, posebnu pozornost treba obratiti na formulaciju pitanja. Činjenica je da će, prema pravilima za rad s žalbama i zahtjevima građana i organizacija, vaš zahtjev prije svega razmotriti voditelj arhiva. Voditelj će odrediti klasifikaciju pitanja: genealošku, tematsku ili društveno-pravnu. Na temelju prirode zahtjeva, upravitelj arhiva proslijedit će ga odgovarajućem odjelu za izvršenje. Jasno je da što je formulacija nejasnija, veća je vjerojatnost pogrešnog utvrđivanja prirode zahtjeva i imenovanja njegovog izvršitelja. Zahtjev će "hodati" od odjela do odjela, a u međuvremenu ćete pričekati odgovor.
4
Konačno, potrebno je utvrditi opseg traženih informacija, na primjer, kronološke ili teritorijalne. Beskorisno je tražiti da pronađete sve svoje imenjake; morate navesti kronološki period i teritorijalni okvir za potragu za rodbinom.
Obratite pažnju
Izvršavanje ovih zahtjeva je prioritet za arhivu. Ako se vojna služba (posao) odvijala u nekoliko vojnih postrojbi, zahtjevi se izdaju za svaku vojnu jedinicu odvojeno s godinom i mjesecem dolaska i odlaska. Zahtjevi za potvrdom ozljede ili bolesti navode broj bolnice u kojoj je liječenje završeno.
Korisni savjeti
Redoslijed izvršenja zahtjeva u arhivi. Zahtjevi za arhivu primaju se na osobni zahtjev građana, putem pošte i e-maila. Izvršavanje zahtjeva u arhivi organizira se ako zahtjev sadrži sljedeće podatke: ime organizacije prijavitelja (ili prezime, ime i prezime pojedinca), poštansku adresu, predmet (pitanje), kronološki okvir traženih podataka.
