U mnogim slučajevima morate pisati službena pisma žalbe jednom ili drugom tijelu. Sada se mnogi od njih šalju elektroničkim putem, iako pravila za sastavljanje ostaju ista kao kod fizičkih opcija. Pa, kako trebate pravilno sastaviti takvu dokumentaciju?
Priručnik s uputama
1
Započnite određivanjem položaja i imena primatelja. Na primjer: "Glavnom inženjeru OJSC-a Poladu Ivanov S. S." Zatim na vrh pisma napišite žalbu. Obično započinje s riječi "Draga". Slijedi puno ime i prezime adresa. Možete napisati i "Dragi gospodine Ivanov", bez navođenja njegovog imena. Tretman bi trebao biti točno u sredini.
2
Napišite preambulu svog žalbenog pisma. Jasno i sažeto navedite razloge i svrhu ovog pisma. Adres iz ovog stavka trebao bi razumjeti bit pisma. Na primjer, započnite ovako: „Pišem vam o nezadovoljavajućoj kvaliteti ležajeva koje nam šaljete
od …"
3
Popunite glavni dio pisma. U pravilu se sastoji od dva do četiri stavka koja izražavaju zabrinutost zbog problema navedenog u preambuli. Također u ovom dijelu iznesite sva razmišljanja o ovom pitanju i mogućem rješenju problema. Navedite koje konkretne radnje treba poduzeti da bi se ovo pitanje moglo riješiti u bliskoj budućnosti. Koristite jasne rokove, brojeve i rečenice.
4
Napišite zaključak. U ovom dijelu formulirajte rezultate čitavog žalbenog pisma. Primjer: "Siguran sam da ćete riješiti ovu neugodnu situaciju. U bliskoj budućnosti naša suradnja bit će ista kao i prije."
5
Stavite službeni potpis, koji se sastoji od imena položaja, kao i vašeg imena. Prije nego što se ovo obično postavi: "S poštovanjem", "S poštovanjem", "S nadom u daljnju suradnju" itd. Odaberite prema situaciji.
6
Napravite postcript ili postscript. Ovaj mali odjeljak nalazi se odmah ispod potpisa. Rijetko se koristi u slovima ovog formata, ali još uvijek ponekad ima mjesta. Postcript obavijesti primatelja o nekom značajnom događaju u životu organizacije autora pisma. Na primjer: "PS Obavještavam vas da je postotak odbijenih pošiljki sirovina primljen prije 2 dana porastao na 19%!".
