Trenutno, kada mnoga ruska poduzeća imaju poslovne partnere u inozemstvu, razmjena delegacija postala je norma. To vam pomaže da se na licu mjesta upoznate s proizvodnjom, osobno se upoznate s onima s kojima morate raditi, procijenite situaciju i brzo riješite poslovna pitanja. U susretu s delegacijom, neka organizacijska pitanja trebaju biti uzeta u obzir.
Priručnik s uputama
1
U fazi pripreme razgovarajte o veličini delegacije, uzimajući u obzir činjenicu da se radna pitanja rješavaju brže, manje je. Uz to, odaberite sastav sudionika s vašeg dijela, tako da njihov broj bude približno jednak onome koga ćete upoznati. Raspravite na kojem jeziku će se pregovori voditi i pripremite tumača čak i ako gosti dođu sa svojim.
2
Saznajte više o pitanjima koja je jedan ili drugi član izaslanstva nadležan za rješavanje, jer se na zapadu strogo poštuje podređenost. Kada se obraćate jednom od gostiju, morate biti sigurni da on ima pravo davati podatke o svojim dužnostima.
3
Unaprijed porazgovarajte o pitanjima koja će se trebati riješiti i pripremite sve potrebne materijale. Raspravite o tome koji će dokumenti biti potpisani nakon pregovora. Dogovorite način njihova održavanja - koliko će započeti, koliko će trajati i kada će biti pauze.
4
Ako delegaciju vodi dovoljno značajna osoba, pošaljite je poziv što je prije moguće kako bi se istaklo poštovanje i povećala vjerojatnost da će se posjet dogoditi i ta osoba za to vrijeme neće imati druge sastanke planirane.
5
Pripremite zasebnu, prikladnu sobu za sastanke, osigurajte svakom sudioniku sastanka ugodno mjesto. Napravite zalihu bezalkoholnih pića, kave, kolačića i vodite računa o lijepim jelima. Ne zaboravite staviti pepeljare, ako vam ne smeta, kako bi tijekom sastanka prisutni mogli zapaliti cigaretu.
6
Dogovoreno da li će biti potrebno snimiti pregovore, obje strane moraju dati sporazum. Ako gosti budu sjede okrenuti prema vratima, ova psihološka tehnika omogućit će im da se osjećaju opuštenije. I budite sigurni da vas tijekom sastanka ne ometaju telefonski pozivi.
7
Bolje je da se lijepa i nasmijana djevojka sastane s delegacijom i odvede je na mjesto pregovora. Ona može čekati goste u predvorju zgrade u kojoj će se održavati pregovori. Kada gosti dođu na mjesto događaja, potrebno je odmah predstaviti obje delegacije jedna drugoj kako bi oni koji žele sjediti jedan pored drugog to mogli učiniti.
