Telefonska poruka je kratka, ali važna poruka koju šalje telefonom. Tako se najčešće informiraju o održavanju sastanaka, sastanaka i sastanaka. Telefonska poruka može sadržavati i hitni nalog poglavara. Dolazne su telefonske poruke koje prihvaćate i odlazne za prijenos. Obje vrste imaju sličan dizajn.
Priručnik s uputama
1
U gornji lijevi kut papira stavite puno ime organizacije i, ako je potrebno, naziv strukturne jedinice, na primjer, "Uprava grada N." i Ured za obrazovanje.
2
U gornjem desnom kutu upišite primatelja telefonske poruke. Navedite položaj, prezime i inicijale osobe: "Ravnatelju škole br. 37 Ivanov I.I." Ako je nekoliko primatelja, ne trebate navesti prezime: "Direktorima škole N.". Na telefonsku poruku priložite cjelovit popis institucija kojima je poslan.
3
U nastavku stavite riječ "Telefonska poruka" i njen serijski broj dva retka. Za dolaznu telefonsku poruku u nastavku navedite datum slanja poruke.
4
Zatim slijedi stvarni tekst telefonske poruke: "22. veljače u 17 sati održat će se sastanak u Odjelu za obrazovanje o poboljšanju aktivnosti gradskih škola. Izgled ravnatelja škole strogo je potreban." Prilikom pripreme teksta telefonske poruke izbjegavajte riječi i izraze koje je teško čuti i teško izgovoriti. Zapamtite da poruka treba biti informativna i kratka - ne više od 50 riječi.
5
Prilikom slanja telefonske poruke jasno izgovarajte riječi, posebno adrese, prezimena, imena i prezimena ljudi, imena ulica, datume i vrijeme događaja. Na kraju svakako pročitajte tekst i provjerite je li vaš sugovornik sve ispravno zapisao. Kad primite poruku telefonom, pažljivo slušajte. Ako imate pitanja, očistite ih odmah.
6
Ispod glavnog teksta nalazi se položaj, prezime i inicijali voditelja koji je potpisao telefonsku poruku: "Voditelj Odjela za obrazovanje Petrov P. P." Izlazni dokument mora imati i svoj osobni potpis.
7
Pri dnu stranice navedite podatke o zaposlenicima koji su radili s telefonskom porukom. Obično se na lijevoj strani nalaze prezime, prezime i inicijali osobe koja je poslala poruku, njegov uredski telefon, kao i datum i vrijeme prijenosa. Desno su podaci o osobi koja je prihvatila dokument: položaj, prezime i inicijali, telefonski broj, datum i vrijeme prijema.
8
Izlazna telefonska poruka sastavlja se u jednom primjerku i pohranjuje se u posebnu mapu. Bolje je da dolaznu poruku imate u dva primjerka: prvom ćete dati glavu za daljnji rad, a drugi - staviti u mapu za pohranu.
Korisni savjeti
Pripremite obrasce za telefonske poruke na računalu. Vrlo su prikladni za upotrebu. Podatke ćete moći unijeti u potrebne grafikone rukom, bez prepisa podataka koji se ponavljaju. Obrasci će biti isti za dolazne i odlazne telefonske poruke.
