Da biste organizirali sajam sajmova, morate imati nešto novca. Trebat će vam određeni iznos za najam sobe ili parcele, kao i za oglašavanje, bez kojeg je vrlo teško prikupiti dovoljan broj sudionika. Ali ti se troškovi mogu umanjiti uključivanjem vladinih agencija u organizaciju.
Priručnik s uputama
1
Prije nego što počnete organizirati sajam-izložbu, napravite akcijski plan. Trebat će vam za podnošenje zahtjeva za dozvolu nadležnim vlastima i pri traženju sponzora.
2
S planom i približnim proračunom, potražite dopuštenje za održavanje vijeća regije interesa. Napišite pismo načelniku općine unaprijed i pričekajte pozivnicu. Obično se odobrenje izdaje bez problema. Vlasti su zainteresirane za potrošačke radnje koje privlače pažnju stanovnika. Pogotovo ako su posvećeni danu grada ili županije.
3
Uz dopuštenje pokušajte dobiti podršku vlasti. Kako oni mogu pomoći? Prvo dodijelite sobu ili zemljište besplatno. Najvjerojatnije će im to uspjeti ako se na sajmu sajma planira ne samo prodaja robe, već i natjecanja i lutrije za posjetitelje. Pored toga, vijeće može biti jedan od pokrovitelja manifestacije, izražavajući im zahvalnost u medijima i na reklamnim plakatima pripremljenim za sajam. Drugo, dužnosnici mogu pozvati prodajna mjesta da sudjeluju u akciji. A vlasti vjerojatno nikoga neće odbiti.
4
Pripremite promotivni materijal - postere, najave, letke. Ako je izložba mala, dovoljno će biti obavijestiti stanovnike okolnih kuća. Ako planirate masovni događaj, morate potrošiti novac na oglašavanje na televiziji i radiju.
5
Postavite module koji pozivaju na sudjelovanje na sajmu i to u specijaliziranim publikacijama. To se mora učiniti najmanje tri mjeseca prije događaja. To će omogućiti svim kompanijama zainteresiranim za sudjelovanje da vas na vrijeme kontaktiraju kako bi razgovarali o pojedinostima.
6
Posebno obratite pažnju na organizaciju otvaranja izložbe-sajma. Dogovorite se s dekoraterima kako biste ukrasili prostor. Pozovite animatore i promotore. Pripremite natjecanja za posjetitelje. Pozovite novinare i poznate ljude. Organizirajte rad tako da su do otvaranja svi izlagači bili na mjestu i bili spremni primiti posjetitelje.
