Svako javno ili strukovno udruženje ima upravljačko tijelo koje, uz učestalost koja je navedena u njegovoj statutu, mora sazvati sve zainteresirane za održavanje izvještajnih i izbornih skupova. Ulaz na takve sastanke otvoren je za sve članove ovog društva ili za delegate iz grupa sudionika, na taj način oni ostvaruju svoje pravo sudjelovanja u njegovim aktivnostima.
Priručnik s uputama
1
Razmislite o programu sastanka. Budući da su izvješće i izbori jedno od važnih pitanja, očekuje se da će izlaznost u ovom slučaju biti najveća. Stoga, osim ovih tema, na dnevni red možete uključiti i druga hitna pitanja o kojima ćete razgovarati s članovima vaše udruge. Odlučite o vremenu i mjestu održavanja izvještajnog i izbornog sastanka. Prostor u kojem se planira održati treba biti dostupan i dovoljno prostran da primi sve.
2
Obavijestite sve koji su zainteresirani za održavanje izvještajnog i izbornog sastanka. Da biste to učinili, pošaljite pozivnice s naznakom dnevnog reda, datuma i mjesta sastanka. Zatvorite najave s ovim podacima na mjestima na kojima ih može vidjeti najveći broj članova ove udruge. Ako je potrebno, takvu objavu stavite u medije i na televiziji.
3
Organizirajte registraciju sudionika, koja bi trebala započeti pola sata prije sastanka. Dodijelite registrare u dovoljnom broju tako da na početku svi oni koji dođu imaju priliku navesti svoje osobne podatke. Obično su to prezime, ime i prezime, organizacija ili njegova strukturna jedinica, adresa mjesta registracije ili prebivališta, kontaktni podaci.
4
Biraju predsjednika i tajnika sastanka. Imajte na umu da predsjednik vašeg izabranog tijela ne može biti izabran za predsjednika sastanka. Ako je potrebno, ako je to predviđeno podzakonskim aktima, odaberite povjerenstvo koje provjerava vjerodajnice zastupnika ako su izabrani iz skupina članova udruge.
5
Tajnica mora voditi evidenciju. U protokolu se odražava broj delegata ili članova udruge nazočne sastanku, tko je izabran za predsjedatelja, tajnika i koji su rezultati glasanja.
6
Predsjednik izabranog tijela izrađuje izvještaj o obavljenom radu. U protokolu se odražava ukupno glasovanje s ocjenom - priznaje li je kao zadovoljavajuću ili ne. Na sastanku bi se trebali saslušati prijedlozi o novom sastavu izabranog tijela, razgovarati i glasovati o svakom kandidatu zasebno. Rezultate glasovanja odrazite u zapisnicima.
7
Nakon što se razmotre sva pitanja koja su istaknuta dnevnim redom, predsjedavajući sastanka mora ga zatvoriti i zajedno s tajnikom potpisati protokol o održavanju.
