Neka se slova završe tako nejasno da je adresar na gubitku: tekst morate ponovno pročitati da biste shvatili suštinu. Zbog nedostatka vremena, primatelj može izbaciti pismo ili se nešto odvratiti i više ne zaranjati u opisanu situaciju. Jasan, konkretan i kompetentan završetak naglašava poštovanje prema čitatelju i pomaže u brzom reagiranju na zahtjev ili zahtjev.
Priručnik s uputama
1
Iznesite u tri paragrafa ono što ste željeli reći. Možda se čini da su misli iznesene jasno, ali percepcija informacija ovisi o stanju čitatelja. Stoga ponovno pročitajte tekst i napišite tri glavne misli odvojeno. To mogu biti činjenice, datumi, imena itd. Ne trebaju vam emocije, napišite kratko, u nekoliko riječi, jer samo trebate napraviti zalihu, prisjetite se glavnih točaka.
2
Napišite tri radnje koje primatelj poruke mora obaviti. Reakcija ljudi može biti nepredvidiva. Čini vam se da je moguće jednoznačno reagirati na predstavljene informacije, ali osoba to radi ovisno o individualnim navikama i namjerama. Ako jasno ne naznačite što očekujete od čitatelja, on neće razumjeti ili reći da nije razumio.
3
Spisak dobiven u prethodnim koracima rasporedite prema silaznom redoslijedu. Završetak pisma ponekad podsjeća na zadnju riječ na sudskoj sjednici: o tome ovise dojam primatelja pisma, zaključci i posljedice. Uklonite stavke s popisa koje možete izostaviti bez utjecaja na značenje poruke. Preostali kratki popis stavite na kraj pisma kako čitatelju ništa ne bi promaklo.
4
Navedite datume. Ako čekate reakciju na pismo, navedite svoja očekivanja. Neki ljudi imaju tendenciju povlačenja do posljednjeg, pa naznačivanje određenog vremena možda nije dobro.
5
Ostavite podatke za kontakt. Vaš dopisnik trebao bi biti u mogućnosti brzo pronaći vaš telefon. Predvidite takve situacije i, za svaki slučaj, u pismo stavite potrebne podatke, čak i ako ste sigurni da ih primatelj ima.
6
Budite pristojni, recite nešto lijepo, hvala vam na vašem vremenu. Primatelj će imati veću vjerojatnost da će vam odgovoriti i brže vas kontaktirati ako mu je pismo ugodilo ili ga spasilo od neugodnih iskustava.
7
Obavezno potpišite poruku imenom: to stvara osjećaj stvarne komunikacije. Važno je da se osoba usredotoči na odgovor i da ga shvati odgovorno. Budite primjer i ljudi će se prema vama ophoditi na isti način.
